後確とは・・・お客様が信販会社との契約を開始するにあたって、契約内容の確認をお客様と信販会社で行うための荷電日時を依頼すること。
営業担当がお客様と日時を調整。
↓
営業が後確依頼フォーム(※)から業務に後確依頼。
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業務が信販会社へ後確依頼を行う。
※後確依頼フォーム
・東京ver
・大阪ver
・福岡ver
(現後確依頼担当者：東京・名古屋・金沢・札幌・仙台ー小倉、大阪ー坂東・良元、福岡ー菅)
営業が先方と後確日時を調整すると後確依頼フォームが送信される。
・「確依頼 申請一覧」SS(以降 後確SS)に集約される。
・「後確依頼 （大阪支店）（回答）」SS
・「後確依頼 申請一覧 (福岡)」SS
後確SSの行が灰色に塗りつぶされている案件は後確済み。
行が白色の案件は依頼が未対応のため、後確依頼の対応を行う。
3-①後確依頼
- 後確SSのH列 「SF 納入商品ID」をコピーし、SFにて対象案件を検索。
- 案件ファイルをキャビネットから取り出す。
※案件ファイルが対象案件か要確認
(複数件口や過去受注分など案件ファイルが複数ある可能性があるため受注日、金額など確認) - 割賦契約書から必要箇所を抜き出し、コピーをする。
・<セゾン>連帯保証人ページ(ある場合)、セゾンページ、口座ページ
・<オリコ>オリコB面(G条件などの場合はD面)、E面
・<アプラス>アプラスページ、口座ページ、受領書ページ - 「後確依頼用FAX」SSにて送付状を作成。
・下記画像を参照に、各信販会社の送付状を作成する。
<セゾン>「セゾン送付状（日時指定）」シートを選択。
・検収希望日時欄には後確SSのD列「希望日」、E列「希望時刻」をコピペ。
・検収希望日時欄の右側には後確SSのI列「販売商品」をコピペ。
・27行目には対象SFの「契約先名」をコピペ。
・28行目には後確SSのL列「その他補足事項」に営業から別途補足事項があれば入力。
<オリコ>「オリコ送付状」シートを選択。
・お客様名欄に法人の場合は対象SFの「契約先名」をコピペ。個人事業主の場合は「取引先責任者」のご代表者様をコピペ。
・指定の電話番号欄は後確ＳＳのJ列「連絡先」を確認し、勤務先宛であればSFの会社電話番号をコピペ。携帯宛であれば契約書を確認し、代表者の携帯番号を入力。
・お申込み金額はSFの契約書記入制作代（税込）をコピペ。
・時間指定欄には後確SSのD列「希望日」、E列「希望時刻」をコピペ。
・時間指定の右下欄にはJ列「連絡先」の勤務先or携帯を入力。
・その他連絡事項に後確SSのL列「その他補足事項」に営業から別途補足事項があれば入力。
<アプラス>
基本的には電話で依頼する。
FAXで対応の場合は「アプラス送付状」シートにてセゾンと同様の作成方法で作成
5. 3、4で準備した送付状と契約書コピー用紙を対象の信販会社へFAXを送信する。
6. 3で抜き出した契約書原本をBOXの各信販会社でまとめているファイルに準備。
<オリコ>はSFの「契約書管理」から完了書をコピーし契約書原本と合わせて準備。
案件ファイルは対象の信販会社のBOXに保管。
7. SFの更新をする。
「後確依頼日」：後確依頼を行った日時。
「後確予定日」：信販会社からお客様への後確希望日時。
8. 対象の「後確依頼」メールに全返信で後確依頼済みの旨報告メールを送信する。
「後確依頼」メールが届いていない場合は新規作成でTO.後確依頼フォーム送信者にCC. lease-mlt@genova.co.jpで送信する。
9. 後確SSのN列～S列に対応漏れがないかチェックし、問題なければT列「依頼者」に自分の名前。U列「ステータス」を完了に塗りつぶす。
もし何かしらの不備があり後確依頼できない状況の場合は、依頼済対応待に変更し黄色に塗りつぶし営業担当に依頼不可の理由を報告。後確進捗備考に日付と依頼不可理由を記載する。
〇後確再依頼の場合は電話で依頼後、7、8，9のみの対応。
後確再依頼かどうかの判断は、
・後確SSのK列「後確保留案件の再依頼ですか？」が再依頼となっている。
・SFの「後確依頼日」「後確予定日」に日付の入力があるか
依頼の際に前回の依頼時の保留理由が解消されているかを後確SSのM列「後確の保留理由と解消済みかどうかをお答えください。」とSFの「後確進捗備考」を要確認。
解消後の後確依頼。
【信販会社への後確に関する荷電の際の電話番号】
(セゾン電話番号：08076547044)
(オリコ電話番号：0570783891)
(アプラス電話番号：0120096243)
3-②後確結果
後確結果の入力
1.後確OKの結果はどの信販会社からもFAXで確認。
後確OKの基準は各信販会社により異なるため下記確認。
※FAXが対象案件で間違いがないかを必ず確認(案件名、商材、金額)
<セゾン>
FAX用紙の「受付番号」「契約番号」「納品確認完了」に数字と文言があればOK。
<オリコ>
FAX用紙の「納品確認を完了致しました」の文言があればOK。
<アプラス>
FAX用紙の結果「OK」と「納品結果済みです」の文言があればOK。
2. 後確OKであれば、SFの「検収日」にFAXに記載の日付を入力。
SFの「信販会社契約No」にFAXもしくはBPlazaに記載の12桁の契約番号を入力。
SFの「入金管理」内の「入金日」にも「検収日」同様の日付を入力する。
3. SFの更新を終えたら、案件ファイルの一番後ろに挟む。
案件ファイルは「A-12」番のキャビネットで保管。
後確保留の場合
後確のFAXが来ない場合は後確が保留や延期となっているため下記方法で確認し営業担当へ連絡。
保留理由の解消を依頼し、解消後再依頼をしてもらう。
1.保留の場合は確認方法が信販会社ごとに異なる。
<セゾン>
電話で対象の電話番号から案件を伝えると保留理由を教えてくれる。
<オリコ>
Orico B’Plazaにログイン。「申込状況確認」→「申込状況照会機能」の「氏名(前方一致)」に対象のお客様名(法人は法人名。個人事業主は代表者名)を入力し検索。
連絡事項に保留理由が記載されている。
それでもわからない場合はオリコへ電話での問い合わせをする。
<アプラス>
電話にてアプラスから保留連絡がくる。もし連絡がない場合はこちらからアプラスへ電話にて問い合わせをする。
2.保留理由や進捗状況を確認できたら営業へメールにて報告をする。
後確依頼時に送信している報告メールに全返信で連絡。
3.SFの「後確進捗備考」に保留や延期になった日付と保留理由を記載する。
書類のファイリング
後確が完了した場合「A-12」番のキャビネットの保管されているため、随時ファイリングをする。
- 案件ファイルから書類を全て取り出す。
- 書類をリング式ファイル用ポケットに入れる。
- 後確月ごとにわけてファイリングするため、後確OKのFAX用紙に記載の日付を見て対象のファイルに保管をする。