※解約処理は最後の解約メール飛ばす以外は支店は坂東、良元さん、菅さん対応可
■必要なもの
・解約承認完了メール
件名：【受付番号：●●●●●●●●】解約申請の承認完了
■チェック項目
・解約商材のチェック
・全解約稟議の提出有無
・他社移管について
■やること
・SFの納入商品変更
・SFに解約書のアップ
解約申請方法について
営業担当が申請フォームから解約申参を行いお客様と営業部長の承認を貰う
営業向けの流れは下記のとおりです。
①営業担当の方が申請フォームより必要項目の入力を行ってください。
②フォームの入力が完了すると「お客様メールアドレス」宛にお客様用の承認ページ、「営業部長メールアドレス」宛に部長の承認ページのURLが記載されたメールが送信されます。
③お客様、営業部長は内容に相違が無いことを確認して承認を進めてください。
④それぞれ承認されたら営業担当にメールにて報告されます。
⑤お客様、営業部長の両者から承認されると承認完了メールが営業担当に送られます。それぞれのメールの件名は下記です
お客様向けメールの件名：【受付番号：●●●●●●●●】GENOVA|サービス解約申し込みを承りました
部長向けメールの件名：【受付番号：●●●●●●●●】お客様<テスト歯科>からサービス解約申し込みを承りました
承認完了メールの件名：【受付番号：●●●●●●●●】解約申請の承認完了以上をもって解約の受付となります。
注意
・お客様、営業部長がともに承認されないと解約の受付はされません
・「お客様メールアドレス」はSFの新納入所品内のアドレスを利用してください
・スタンド系とその他の商材は同時にフォームに入力ができませんのでお手数ですが２通に分けてフォームの送信をお願いいたします。
・全解約の稟議は引き続き必要となりますのでご注意ください。
作業フロー
①解約メールの確認
承認完了メールの確認ができたら受付番号をメールで検索
下記の2つのメールを探して解約情報の確認を行う
解約申請の控えメール
件名：【受付番号：●●●●●●】GENOVA|サービス解約申し込みを承りました
お客様承認完了メール
件名：【受付番号：●●●●●●】サービス解約が承認されました。
その際に下記の商材ごとの解約期日通りの日付になっているか確認
※１
下記商材は特定の期間での解約となります。それ以外はいつでも可能です。
月額リスティング：最短当月末
MEO、SEO、その他GENOVAマーケティング対応案件：25日締めとして最短翌月末
口コミ4.9：15日締めとして最短翌月末
plusAI：1年に一度解約月は2カ月前にブレインパッド社から連絡あり詳細はサービス担当者へ確認
前月以前の日付での解約はどの商材でも不可です。当月であればさかのぼっても可
②解約商材のチェック
関連する商材の解約依頼漏れがないかチェックを行う
参考資料は下記に格納されている
\\fs01\gyomu_admin\00_日常業務のやり方♪\02.契約書類\3.解約
ファイル名：商品区分
■確認方法
資料を参照して解約希望商材と「大区分」が同一の別商材がないかをチェック
同一商材がある場合は営業担当に解約漏れではないかを確認を行い解約の場合は別途解約申請フォームから処理を進めてもらう
特にない場合は対応は不要
③全解約稟議の提出有無材のチェック
解約顧客が今回の解約をもって有償の契約がなくなる場合は営業担当に稟議をあげてもらう
GDが引き継いでいる案件のCS部の村山課長に稟議を上げてもらう
■確認方法
SFの取引先ページを確認
今回の解約をもって月額課金もしくはサービスの提供が発生しなくなる場合は全解約となる
例)
MedicalDOCの解約だがplimoの契約があり引き続き毎月のサーバ代金が発生する
→毎月の課金はあるので全解約扱いではなく「稟議は不要」
例)
MedicalDOCの解約だがVIEMOの契約がある場合、課金はないがサービスの提供はある
→制作部としてVIEMOが残るので「稟議は不要」、もしVIEMOも消すのあれば「稟議は必要」
■SFについて
後述する新納入商品の更新について、全解約稟議が承認されていない場合は
「解約依頼状況」を「全解約確認中③」とする
④他社移管についてのチェック
web商材で他社移管があり且つ受注時の営業担当が退職者である場合はCS部の村山課長にメールを送り確認してもらう
■確認方法
①下記テンプレートでメールを送信する
To宛先：
Cc宛先：
現在の取引先所有者
件名：【退職者の他社移管】医療法人眠りとこころのYOUクリニック
本文：
村山さん
お疲れ様です。●●(自分の名前)●●です。
退職者の他社移管について、下記ご確認をお願いいたします。
【案件名】●●(契約先名)●●
【前担当】●●(受注時の営業担当者名)●●
【解約商材】
- ●(商材)●●
- ●(新納入商品URL)●●
よろしくお願いいたします。
添付：解約書データ
②翌営業日中に村山課長より可否の連絡がメールに全返信で送られる。
問題なければそのまま解約処理にすすむ。
問題があれば現在の取引先所有者に連絡をして必要な対応をとってもらう
⑤SFIDの変更
①対象商品の納入商品のを探す
SFの新納入商品の探し方はの解約申請の控えメールの新納入商品IDをSFで検索して案件を特定する
②更新方法
案件の特定ができたら新納入商品の下記項目を入力、変更する
受注状態：「途中解約」に変更
解約日：解約書の「解約希望年月日」を入力。月を越えての後ろ倒しは不可
入力日：SFを更新している日付を入力する
解約理由：お客様承認完了メールの解約理由を確認してプラダウンで選択
ドメイン移管：
・解約申請の控えメールの「他社サーバーへの移行」が「移行あり」の場合は「他社移管」をプルダウンで選択
・「移行あり」で且つ「新たにご契約された制作会社」がGENOVAのグループ会社の場合、もしくは自社リプの場合、は「自社リプレイス」をプルダウンで入力
・「移行なし」の場合もしくはドメイン移管を伴わない商材の場合は「廃棄」をプルダウンで入力
サービス提供会社：解約申請の控えメールの「新たにご契約された制作会社」を入力
移管先ドメイン管理会社：解約申請の控えメールの「移管先ドメイン指定事業者」を入力
管理メールアドレス：解約申請の控えメールの「管理メールアドレス」を入力
債権状況：プルダウンで「確認中」を入力
解約依頼状況：
全解約案件ではない、もしくは全解約であっても稟議が承認済みの場合はプルダウンで「未依頼」を入力
全解約案件で稟議が承認前の場合はプルダウンで「全解約確認中③」を入力
③解約申請の控えメール、お客様承認完了メールのアップ
SFの「契約書管理」のページにファイル名はそのままで2通のメールをPDGとしてアップを行う
リプレイス案件について
①前月に完了したリプレイス案件について旧契約の解約処理を行う
上記のレポートを開く内容としては先月完了したリプレイス案件の一覧です。
「取引先」で右クリックをして「新しいタブで開く」でタブを開く
開いた取引先で新納入商品の一覧を見に行く
■MDOCの場合
キーワードが同じ場合
取引先の新納入商品の一覧から購入内容が同一の納入商品を探す
古い方(リプレイスされる方の契約)を解約する
キーワードが異なる場合
今回リプレイスをした新納入商品を開く
進捗備考にキーワード変更の旨が記載されているので、古い方(リプレイスされる方の契約)を確認し解約する
■NOMOCaスタンド系の場合
取引先の新納入商品の一覧から同一商材を探す
古い方(リプレイスされる方の契約)を解約する
万が一見当たらない場合は代理店の契約の可能性があるので代理店の取引先ページ移動して古い契約を探す
検討がつかない場合は営業担当に古い契約の納入商品がどれなのか確認する
■plimo系の場合
取引先の新納入商品の一覧から契約ドメインが同一のHP商材を探す
古い方(リプレイスされる方の契約)を解約する
■clinic-bot系の場合
取引先の新納入商品の一覧からclinic-bot商材を探す
(旧)clnic-botかレビュープランへの切り替えか、課金プランからの切り替えがリプレイスの対象となるので、いずれかの商材が内科を探す
古い方(リプレイスされる方の契約)を解約する
検討がつかない場合は営業担当に古い契約の納入商品がどれなのか確認する