Medical DOC事務局メール対応マニュアル
2024/05/21 版
MedicalDOC事務局アカウント(medicaldoc_jimukyoku@genova.co.jp)宛に顧客より頂いたメールに対する対応のマニュアルになります。
MedicalDOC事務局アカウント宛に苦言または修正希望(大小関わらず)の内容を頂いた時点で、自然公開はしてはいけません。即刻”公開ストップ”として処理します。
・公開ストップ
■顧客からの修正指示、または公開ストップ指示の場合
①バックログを”修正ストップ”のステータスに変更する。
②SFの”契約書管理”欄へ 顧客からのメールエビデンスをアップする。
SFの新納入商品ページの下部にある契約書管理”欄、業務課が書類等をアップしているフォルダに 下記のファイル名で顧客から届いた返信メールのPDFをアップする。
例
【修正ストップ】医療法人社団 ANG ANGIE CLINIC様 (a0RRB000004WGIf)
③担当営業へスラックで知らせる。また同時にメールを担当営業へ転送する。
担当営業へ自然公開を停止すること、またメールを担当営業へ転送済みであること、修正は修正依頼フォームから依頼することを伝える。
多くの顧客がメールを全返信で返さないので、基本担当営業へメール転送をするという前提で動いてください。
※CCに担当営業が入っている場合は 転送は不要ですが、スラックでの報告は行う。
④顧客へのメール返信
全返信かつ、一行目に顧客名＋御中を記載。
加えて顧客のメール内容によって以下の文章を入力する。
また、テキスト入力後は自身が入力した文章を”全選択”し、メールのフォント、文字サイズ、テキスト色、背景色の統一をすること。
※返信の際は、必ずCCに担当営業と、その上司(部長)、medicaldoc_jimukyoku@genova.co.jpのメールアドレスを入力する。
【修正指示】
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メール件名：【MedicalDOC記事の件】株式会社GENOVA、Medical DOC事務局より///SFID
お世話になっております。
株式会社GENOVA、Medical DOC事務局でございます。
お忙しい中、記事のご確認・ご返信誠にありがとうございます。
ご依頼頂きました情報を担当営業へ共有させて頂き、
修正が完了次第、改めてご報告させて頂きます。
※ MedicalDOCが独自で定めているルールがございますので
そちらに合わせて調整・ご相談させて頂く形になります。
お待たせしてしまい誠に申し訳ございませんが、その際はご対応何卒宜しくお願い致します。
※修正が完了するまで記事公開を一時保留とさせて頂きます。
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【修正指示はないが公開ストップ】
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お世話になっております。
株式会社GENOVA、Medical DOC事務局でございます。
お忙しい中、記事のご確認・ご返信誠にありがとうございます。
承知致しました。
記事の公開を保留とさせて頂きます。
大変お手数ではございますが、引き続き記事のご確認・ご調整など
何卒ご協力頂けますようよろしくお願い申し上げます。
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【苦言、または営業担当からの連絡希望】
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お世話になっております。
株式会社GENOVA、Medical DOC事務局でございます。
お忙しい中、記事のご確認・ご返信誠にありがとうございます。
また、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
お客様よりご連絡頂いたことを担当営業へ共有させて頂きました。
後ほど担当営業よりご連絡させて頂きますので、その際はご対応何卒宜しくお願い致します。
※修正が完了するまで記事公開を一時保留とさせて頂きます。
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【事務局からの返信が不要の場合】
顧客からの返信メールのccに担当営業が入っている、または顧客が担当営業を指名した返信だった場合は スラック等で③を行い、事務局としてのメール返信が不要で、担当営業が直接対応する場合は以下返信をmedicaldoc_jimukyoku@genova.co.jpのメールアドレス宛てに行う。
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各位
担当の◯◯さんより顧客へ返信対応しているということで
事務局からの返信は控えます
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■担当営業からの公開ストップ指示の場合
顧客からではなく担当営業から公開ストップの指示がある場合がある。
その場合、そのメールのCCに顧客のメールアドレスがあるか？を確認する。
※顧客が確認できない(挟まない)公開の停止or公開は、計上数字の操作を疑われることは当然ながら、そもそも顧客ファーストではないのでNG。
顧客のメールアドレスがccにない場合は、以下の内容を担当営業に返信の指示をする。
—————————
フロー上 担当営業さんからの個別の 公開停止依頼＆メール・ラインで 公開を停止はできないです
よって
11月24日(金) 20:10 (5 日前)にとんだ
【MedicalDOC記事完成のお知らせ】株式会社GENOVA、Medical DOC事務局より///a0RRB000000KDSX
に全返信(顧客ccに入れて)
＝＝＝
お客様より個別にて修正をいただいておりますので、
公開の延期を希望します。
＝＝＝
と 同様の内容を記載してメールして頂きたいです
※無償記事は不要です
以上、何卒よろしくお願い申し上げます。
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■公開を希望する・して良いという内容への返信の場合
顧客より、記事に問題ないor公開をして欲しいという依頼があった場合。
—————————
お世話になっております。
株式会社GENOVA、Medical DOC事務局でございます。
ご確認・ご返信誠にありがとうございます。
それでは順次公開作業に移らせて頂きます。
引き続き、ご不明点や修正のご希望等がございましたら 本メール又は、
担当営業までお気兼ねなくご相談ください。 以上、何卒よろしくお願い申し上げます。
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■その他の場合
上記以外の内容のメール返信がある場合は内容に沿って適宜対応をします。
メール返信者で判断できない、対応できないと感じた場合は素直に上司または担当営業に判断を仰ぐという前提で以下の確認・メール返信をすること。
【掲載文字数について】
—————————
＞＞掲載文字数について
全体の文字数に関しましては、
■たちなみ歯科口腔外科クリニックはこんな医院です
■たちなみ歯科口腔外科クリニックの特徴について
の各項目のタイトル文章を含め、“合計1,300文字以内“となるよう制限を設けさせて頂いております。
※特徴の項目数ですが、1～3項目以内での制限を設けており、押し出したい内容に応じてご調整頂く形になります。
記事内容の修正は適宜賜っておりますが
MedicalDOCが独自で定めているルールが多数(表現や単語)あり、
メールではお伝えし辛い部分もございますので、担当営業へご相談の上、ご調整頂いた方が安心かと思われます。
【掲載画像について】
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また、ご質問頂きました画像に付きましては、最大6枚＋1つの動画or院内ストリートビューまでとなっております。
※動画・院内ストリートビューを入れ込まない場合、最大7枚まで掲載可能です。
※動画はyoutubeにアップして頂くことが前提となります。
【BNについて】
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ご質問いただきましたバナーですが、
弊社で準備させて頂いておりますバナーは下記になります。
※デザインは一つで、サイズに違いがございます。
【各バナー】
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https://medicaldoc.jp/common/img/banner/mdoc_banner_220x80.png
https://medicaldoc.jp/common/img/banner/mdoc_banner_300x80.png
https://medicaldoc.jp/common/img/banner/mdoc_banner_300x100.png
https://medicaldoc.jp/common/img/banner/mdoc_banner_330x80.png
https://medicaldoc.jp/common/img/banner/mdoc_banner_330x100.png
https://medicaldoc.jp/common/img/banner/mdoc_banner_600x100.png
【設置例】
<a href=”https://medicaldoc.jp/” target=”_blank”><img src=”https://medicaldoc.jp/common/img/banner/mdoc_banner_220x80.png” alt=”Medical DOC（メディカルドキュメント）”></a>
以上になります。
【掲載内容のお断り】
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ご依頼頂きました修正につきまして、
インビザライン社が認定する各種ランクにつきましては、
専門性に関する資格等と混同、または誇大広告に該当する恐れがあるという見解を保健所より頂いている為、
Medical DOCでは掲載を控えさせて頂いております。
ご期待に添えられず誠に申し訳ありません。
また、画像につきましては頂き次第差し替えが可能ですので、
お手数ですがご希望の画像がございましたら、本メールまたは、担当営業までご共有頂きますと幸いです。
画像交換が完了するまで記事公開を一時保留とさせて頂きます。
【”初にして唯一の”という表現について】
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ご依頼頂きました”初にして唯一の”という表現に付きましては、
比較優良表現に該当する恐れがあるという見解を江東区保健所生活衛生課医薬衛生係より頂いている為、
Medical DOC事務局として考えられるギリギリの表現で掲載へと調整させて頂きました。
ご了承頂けますと幸いです。
【使用できるタグについて】
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■使用できる”タグ”について
ご質問誠にありがとうございます。
医院詳細ページ(https://medicaldoc.jp/clinic/398894/)で使用できるタグは以下になります。
設置ご希望のタグがございましたら、ご指示頂けますと幸いです。
MRI検査対応
WEB予約
オンライン相談可
マイナンバーカードの健康保険証利用可能
保育士駐在
提携駐車場あり
祝日診療
送迎サポート
夜間診療
日曜診療
かかりつけ医
クレジットカード可
クレジットカード可(自費診療のみ)
コロナ感染症対策実施
バリアフリー
マイクロスコープ
中国語対応
予約制
予約優先性
休日診療
保険施術
個室
半個室
土曜診療
夜19時以降の受付可
夜間営業
女医
女性スタッフ
完全予約制
専門医在籍
認定医在籍
当日受付
急患受付
痛みの少ない治療
英語対応
託児所/キッズスペース
キッズスペース
訪問診療
院内処方
電子マネー
韓国語対応
駅徒歩5分以内
駐車場あり
駐輪場あり
【サブ院の選定について】
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※無償枠に掲載してほしい医院の指定がありましたが、200床以上の病院は掲載できないので選定から除外しています
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【上記の理由(営業説明用)】
200以上だと、基本的に紹介状が必要になってくるので、紹介状が必要な医院をおすすめで紹介するのはおかしいという判断です。
詳細はメディアの門馬さんに 確認お願いします。
・再納品メールについて
有償案件の場合、顧客からの修正指示後、公開するには”再度納品処理”を行う必要がある。
通称”再納品”という。
以下が再納品メールのテンプレートになるため、”修正が完了したか？”を担当営業に確認後、または担当営業から再納品メールを送ってくれという指示後に対応する。
①顧客へのメール返信
全返信かつ、一行目に顧客名＋御中を記載。
加えて顧客のメール内容によって以下の文章を入力する。
また、テキスト入力後は自身が入力した文章を”全選択”し、メールのフォント、文字サイズ、テキスト色、背景色の統一をすること。
※返信の際は、必ずCCに担当営業と、その上司(部長)、medicaldoc_jimukyoku@genova.co.jpのメールアドレスを入力する。
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お世話になっております。
株式会社GENOVA、Medical DOC事務局でございます。
ご依頼頂きましたページの修正が完了しましたので、ご確認いただけますと幸いです。
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対象ページ
https://medicaldoc.jp/m/recommend-m/tokyo-cataract-surgery/?pre=1#mokuji-10
※キャッシュの影響で過去の情報が表示される場合がございますので、
PCの場合はctrl＋f5でキャッシュの削除、スマホの場合はブラウザの設定よりキャッシュの削除をお願いします。
※頂いた情報と貴院ホームページの情報が異なる場合は、ホームページにあわせる場合がございます。
※確認用プレビュー内での、”おすすめしたい○医院”という数字表記は、公開中の記事に準ずるため、プレビュー内の掲載医院数と相違いたします点ご了承いただけますと幸いです。
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なお、Medical DOCでは医療広告ガイドライン等を遵守した独自の掲載ルールを設定しているため、頂いた内容の一部を変更させていただいている場合がございます。
何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。
現在は非公開とさせていただいております。
お手数ですが、本日より2日後(日祝除く)までにご確認いただき、問題がございましたら、ご連絡を頂きますようお願い致します。
尚、ご連絡が無い場合は、本日より3日(日祝除く)後以降、順次公開となりますので、ご注意をお願い致します。
また、記事に問題がなく早期公開をご希望の場合は、本メールに添付しております「早期公開合意書」を弊社までお送りいただけますと幸いです。
ご修正等がある場合には本メールに”全返信”にて修正内容をご連絡くださいますようお願い致します。
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②返信メールには早期公開合意書PDFを添付すること
→一度デスクトップに落とす、再度メールに添付
その後顧客へメール送信する。
③再納品メール後バックログを”再納品メール済み”のステータスに変更する。
また、公開予定日を翌3営業日後の日付に変更する。
④SFの”契約書管理”欄へ 再納品メールエビデンスをアップする。
SFの新納入商品ページの下部にある契約書管理”欄、業務課が書類等をアップしているフォルダに 下記のファイル名で顧客から届いた返信メールのPDFをアップする。
例
【再納品メール】医療法人社団 ANG ANGIE CLINIC様 (a0RRB000004WGIf)
【注意】
CCに medicaldoc_jimukyoku@genova.co.jp
を絶対いれること。じゃないと他のQCメンバーがキャッチできない。
・非公開対応
稟議が必須。